Beschaffungsprozesse

(RFI l RFQ l RFP l RFI)

Immer wieder kommt es bei Beschaffungsprozessen zu Verwirrungen bei der Verwendung folgender Begriffe:

• RFI (Request for Information)
• RFP (Request for Proposal)
• RFQ (Request for Quotation)
• RFT (Request for Tender)

Es ist von Bedeutung diese Begriffe zu verstehen und auseinanderzuhalten.

RFI (Request for Information)

Eine offene Anfrage, die die Suche nach Marktinformationen und Marktdaten ermöglicht und zu einem besseren Marktverständnis führt.

RFI’s bilden den ersten Schritt in dem Beschaffungsprozess. Der RFI wendet sich in der Regel an einen breiten Anbieterkreis. Die Informationen helfen, den Markt besser zu verstehen hinsichtlich Funktionen, Konditionen, Preise. Ziel des RFI ist der Erhalt von Informationen, um die weiteren Schritte vorzubereiten. Dazu gehört das Sammeln von Daten wie:

• Informationen über Lieferanten (Strategie, Fokus, Organisation, Finanzen, Leistungsfähigkeit, Angebotspalette)
• Breite des Angebotes im Markt
• Generelle Marktverhältnisse
• Dynamik des Marktes
• Markttrends und die Markt treibenden Faktoren
• Alternative Preismodelle
• Wettbewerb unter den Lieferanten

Der RFI kann auch Preisnachfragen beinhalten. Diese Preise sind als Richtpreise für grobe Vergleiche anzusehen und nicht als Basis für eine Evaluation. Sie können helfen, Budgets festzulegen oder die Suche nach Alternativen voranzutreiben

 

RFP (Request for Proposal)

Basiert auf den geschäftlichen Anforderungen (business requirements) und lässt dem eingeladenen potenziellen Lieferanten Spielraum für eine eigene Lösungsentwicklung.

Der RFP überlässt es dem Lieferanten eine Lösung für die Anforderungen zu suchen und zu gestalten. Er bietet den grössten Spielraum für den Lieferanten. Der Lieferant kann dabei seine Leistungsfähigkeit in Bezug auf Kreativität beweisen und die Vorteile seiner Technologie ausspielen. So kann er sich von seinen Mitbewerbern differenzieren.

Typische RFP’s reflektieren die Strategie, die kurz- und langfristigen Ziele der Unternehmung und geben einen Einblick in die Fähigkeit eines Lieferanten, solche Informationen in Lösungen umzusetzen.

Bei einem RFP ist die Vergleichbarkeit der Angebote in manchen Fällen eher schwierig. Schon manch gute Präsentation der Lösung hat sich in der Umsetzung nicht bestätigt. Der RFP ist aber ein ausgezeichnetes Instrument um die Möglichkeiten des Marktes optimal zu nutzen.

 

RFQ (Request for Quotation)

Eine Gelegenheit für potenzielle, selektionierte Lieferanten zu wettbewerbsfähigen Preisen eine definitiv ausgewählte Lösung anzubieten.

Ein RFQ eignet sich dort am besten, wo Produkte und Dienstleistungen einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen. So werden die Resultate eines RFQ gut vergleichbar. Der RFQ enthält eine detaillierte und exakte Beschreibung aller Parameter der geplanten Beschaffung.

Die angebotenen Preise und Dienstleistungen sind vergleichbar und können in der Regel gut ausgewertet werden. Dabei kann es je nach Beschaffungsvorschriften mehrere Angebotsrunden geben. Das öffentliche Beschaffungswesen unterscheidet sich in dieser Hinsicht fundamental, wird hier in der Regel nur eine Runde zugelassen

 

RFT (Request for Tender)

Eine offene Ausschreibung bei der potenzielle Lieferanten aufgrund einer Leistungsbeschreibung ein Angebot unterbreiten.

Es ist nicht unüblich, dass die Grundlagen für einen RFT eher vage und noch unpräzise sind. Es kann auch sein, dass ein RFT auf einem RFI basiert. Der RFT Prozess ist im Allgemeinen nicht sehr kosten- und zeiteffizient. Er ist dort anzuwenden, wo sich der Käufer über die Bedürfnisse und den Bereich der Lösungsmöglichkeiten im Klaren ist.

 

Allgemeine Bemerkungen

Solche Beschaffungsprozesse im Betrieb zu implementieren setzt eine organisatorische Infrastruktur voraus. Ist diese nicht gegeben, sollte auf externes Wissen abgestützt werden. Die Qualität der Ausführung dieser Prozesse hat grossen Einfluss auf den Beschaffungserfolg und auf das Ziel der Beschaffung im Speziellen: Den Betrieb effizienter und effektiver zu gestalten.

Pitcom GmbH kennt sich in dieser Materie aus, nutzen Sie dieses Wissen zu Ihrem Vorteil.